ERP con inteligencia artificial
La inteligencia artificial está cambiando la forma en que las empresas trabajan con su ERP. Pero no todo lo que se vende como IA tiene sentido, y no todo lo que necesita tu empresa se resuelve con IA.
En Advance Soluciones llevamos más de 20 años implantando Microsoft Business Central y desarrollando soluciones propias de fabricación, almacén, EDI y gestión de estaciones de servicio. Cuando un cliente nos pregunta por inteligencia artificial, lo primero que hacemos es entender qué proceso quiere mejorar.
A veces la respuesta es IA. A veces la respuesta es que primero hay que digitalizar un proceso que aún funciona con papel o con Excel, porque poner IA encima de un proceso ineficiente no elimina el coste: lo cambia de sitio. Dejas de pagar horas de una persona para pagar procesamiento de una máquina, y aunque el coste unitario pueda ser menor, el proceso sigue siendo el mismo y el gasto sigue estando.
Lo correcto es optimizar primero el proceso y después aplicar IA donde realmente aporta valor
¿Cuándo tiene sentido aplicar IA en tu empresa y cuándo no?
Hay un error que estamos viendo cada vez más en empresas que quieren incorporar inteligencia artificial: usar la IA para resolver carencias de gestión que deberían resolverse con herramientas convencionales.
Un ejemplo real: una empresa de fabricación que recoge datos de producción en papel y quiere usar IA para extraer esa información y meterla en el ERP. Técnicamente se puede hacer, pero cada lectura tiene un coste de procesamiento, la precisión nunca será del 100% y los datos que entran en el sistema dependen de lo que alguien haya escrito en un papel con prisas. La solución correcta no es IA: es un sistema de captura de datos en planta, que permite al operario registrar directamente los datos de producción desde una tablet o un terminal, sin papel, sin interpretaciones y sin costes de procesamiento por cada registro.
Ahora bien, hay situaciones donde la IA sí es la respuesta correcta. Otro ejemplo real: una empresa de fabricación que recibe de sus clientes planos en PDF porque el cliente no tiene forma de enviar esa información en un formato estructurado. No hay manera de mejorar ese proceso de entrada, el plano en PDF es lo que hay. Aquí sí tiene todo el sentido que una IA lea ese PDF, interprete las piezas, materiales y operaciones y construya la lista de materiales y las rutas de fabricación directamente en Business Central para presupuestar.
La diferencia entre los dos ejemplos es clara: en el primero puedes mejorar el proceso y eliminarlo, en el segundo no puedes cambiar lo que te llega y la IA te permite acelerar un proceso que de otro modo sería manual.
Antes de la IA: digitaliza el proceso y los datos
Si el dato nace en papel, en un Excel manual o en la cabeza de alguien, la prioridad es digitalizarlo correctamente. Y no basta con escanear un documento y guardarlo en una carpeta: los datos tienen que estar en herramientas con las que se pueda trabajar, consultar e interactuar.
IA para predecir y optimizar
Con datos históricos fiables, la IA puede anticipar la demanda, detectar anomalías en cuentas, optimizar precios basándose en variables de mercado o prever necesidades de reaprovisionamiento.
IA para interactuar con los datos
Consultar información del ERP en lenguaje natural, generar resúmenes ejecutivos automáticos, cruzar datos de diferentes fuentes sin construir informes manuales.
IA para hacer lo que antes no podías hacer
La IA también permite crear capacidades nuevas que antes eran inviables. Por ejemplo, si implementas una recepción de pedidos vía WhatsApp conectada con Business Central, puedes aprovechar para que la IA proponga al cliente productos en promoción o artículos complementarios mientras está escribiendo su pedido. No estás automatizando un proceso existente, estás creando un canal de venta con capacidad de venta cruzada en tiempo real que sería imposible replicar manualmente a esa escala.
¿Qué hace Copilot en Business Central?
Microsoft ha integrado Copilot de forma nativa en Business Central, algunas de las funcionalidades vienen incluido con la licencia del ERP en la versión cloud (sin coste adicional), otras en cambio se facturan por uso. Además debes tener en cuenta que algunas de ellas están en fase de pruebas por lo que la calidad de los resultados puede ir mejorando cada día.
Agente de IA que procesa facturas de proveedor de forma autónoma: identifica el proveedor, extrae los datos y prepara el registro en el ERP para tu revisión.
Agente de IA que lee emails de clientes, interpreta qué productos piden y genera borradores de pedidos de venta en Business Central sin intervención manual.
Copilot sugiere emparejamientos entre movimientos bancarios y movimientos contables, acelerando la conciliación mensual.
Genera descripciones comerciales de productos automáticamente a partir de los atributos del artículo en Business Central.
Crea pestañas de análisis sobre listas de datos con lenguaje natural. Pide lo que necesitas y Copilot construye la vista con columnas, filtros y agrupaciones.
Cuando un artículo no está disponible, Copilot sugiere productos alternativos del catálogo para no perder la venta.
Copilot propone líneas en pedidos de venta basándose en el historial de compras del cliente, pedidos anteriores o documentos adjuntos.
Empareja automáticamente documentos electrónicos entrantes con líneas de pedido de compra en Business Central.
Propone configuraciones de series numéricas para documentos y registros, ahorrando tiempo en la parametrización al inicio de cada año.
Copilot sugiere valores para campos de registros nuevos basándose en patrones de datos históricos, acelerando la introducción de datos.
Genera resúmenes automáticos de fichas de clientes, pedidos, artículos y otros registros para obtener una visión rápida sin abrir cada detalle.
Busca datos, localiza registros y obtén respuestas sobre Business Central en lenguaje natural, sin navegar por menús.
¿Quieres aplicar inteligencia artificial en tu empresa?
Antes de hablar de IA, hablemos de tu proceso. Cuéntanos qué quieres mejorar y un consultor que conoce Business Central y tus datos te dirá si la respuesta es inteligencia artificial, si es una mejora de proceso convencional o si es una combinación de ambas. Sin paquetes estándar, sin vender humo.
¿Qué hace Advance con inteligencia artificial?
Un proceso de negocio real no vive sólo dentro del ERP. Vive también en el Whatsapp del comercial o el email del cliente que pide un presupuesto o realiza un pedido. En Business Central es donde están los precios y el stock, y de donde sale el PDF de la oferta, nuevamente es el mensaje de confirmación del cliente el que cierra la operación.
La IA que aporta valor real es la que conecta y automatiza todo ese flujo, no la que solo funciona dentro de una aplicación. En Advance Soluciones construimos soluciones de inteligencia artificial que utilizan los datos de Business Central pero que se extienden a todos los procesos de la empresa.
Utilizamos las herramientas adecuadas para cada caso: orquestadores de flujos como N8N para conectar sistemas, modelos de lenguaje para procesar documentos y correos, APIs de Business Central para leer y escribir datos en el ERP, e incluso disponemos de modelos predictivos de cifras de ventas en el sector de las estaciones de servicio. No estamos vinculados a una sola tecnología: usamos la que mejor resuelve cada problema.
¿Cómo se aborda un proyecto de IA en Advance?
Cada proyecto empieza con un consultor analizando qué procesos tienen sentido automatizar, cuáles se resuelven mejor con herramientas convencionales y dónde la inteligencia artificial aporta valor real.
No tenemos paquetes estándar de IA porque cada empresa es diferente: no es lo mismo automatizar la entrada de facturas de un distribuidor que construir un modelo predictivo para una fábrica.
Lo que sí es igual en todos los casos es el enfoque: entender primero el proceso, después elegir la herramienta. Si la solución es digitalizar antes de aplicar IA, te lo decimos. Si la solución es Copilot nativo de Business Central y no necesitas nada más, te lo decimos también. Y si la solución es un desarrollo a medida con orquestación de flujos, modelos de lenguaje y conexiones con sistemas externos, te damos un presupuesto antes de empezar. Sin paquetes estándar, porque tu empresa no es estándar.
¿En qué procesos reales estamos aplicando inteligencia artificial?
Estos son proyectos de inteligencia artificial que estamos desarrollado para empresas que trabajan con Business Central.
Motor de IA desarrollado internamente junto con el grupo de investigación de la Universidad de Zaragoza que analiza competencia, históricos y datos del Ministerio para calcular cifras de venta en base a la situación del mercado.
Registro de facturas de compra por email
Las facturas de proveedor que llegan por correo electrónico se procesan automáticamente con el agente de cuentas a pagar de Business Central: identifica el proveedor, extrae los datos de la factura y prepara el registro contable para tu revisión.
Consulta por datos de fabricación de Business Central desde Planeo en lenguaje natural: estado de órdenes, tiempos, productividad y consumos.
Recepción de pedidos por WhatsApp
El cliente envía su pedido por WhatsApp en lenguaje natural, la IA interpreta los productos y cantidades, pide confirmación al cliente y genera el pedido en Business Central.
Gestión automática de incidencias por email
Cuando un cliente envía un correo, la IA valida si ya existe una incidencia en Business Central. Si no existe, la crea automáticamente y devuelve el código de referencia al cliente.
Consulta datos del almacén de Business Central en lenguaje natural desde la interfaz de Ubic: stock, ubicaciones, movimientos y trazabilidad sin navegar por menús.
Preguntas frecuentes sobre inteligencia artificial y Business Central
¿Las funcionalidades de Copilot dentro de Business Central están incluidas en la licencia de usuario?
Algunas de las funcionalidades de Copilot integradas dentro de Business Central — como el chat, la conciliación bancaria asistida, las sugerencias de líneas de venta o los textos de marketing — están incluidas en la licencia de Business Central en la nube (SaaS) sin coste adicional. Sin embargo, los agentes de IA más avanzados (como el agente de pedidos de venta o el de cuentas a pagar), se facturan según el volumen de uso. Además debes tener en cuenta que estas funcionalidades no están disponibles en Business Central on-premise (local).
¿Qué es un agente de IA en Business Central?
Un agente de IA va más allá del asistente: no solo sugiere, sino que ejecuta tareas de forma autónoma dentro de Business Central. Por ejemplo, el agente de pedidos de venta puede procesar un email de un cliente, interpretar qué productos pide y en qué cantidades, verificar disponibilidad y generar un borrador de pedido en el ERP. El usuario revisa y confirma, pero el trabajo de introducción de datos lo hace el agente.
¿Puedo usar IA con Business Central on-premise?
Copilot nativo de Microsoft solo funciona en Business Central en la nube. Pero un proyecto de IA a medida sí puede funcionar con Business Central on-premise, conectándose al ERP mediante servicios web, APIs o acceso directo a la base de datos. La IA no vive dentro de Business Central, se conecta con él.
¿Qué es N8N y para qué se usa con Business Central?
N8N es un orquestador de flujos que permite conectar Business Central con cualquier otro sistema o servicio: correo electrónico, plataformas de firma, modelos de lenguaje, hojas de cálculo, APIs de terceros. Es una alternativa flexible y económica a desarrollos de integración a medida, y permite construir automatizaciones complejas de forma visual sin depender de un único proveedor tecnológico.
¿Cuánto cuesta un proyecto de IA sobre Business Central?
Depende completamente del alcance. Una automatización de entrada de facturas es un proyecto más acotado que un modelo predictivo para fabricación. En Advance Soluciones no tenemos paquetes estándar: analizamos tu caso y te damos un presupuesto antes de empezar. Lo que sí te diremos es si lo que necesitas es IA o si hay una solución más sencilla y más barata que resuelve el problema.¿La IA puede sustituir a un ERP bien implantado?
No. La IA necesita datos fiables para funcionar, y esos datos vienen en parte de un ERP bien configurado y con procesos digitalizados. Usar IA para cubrir carencias de gestión (datos en papel, procesos no digitalizados, información dispersa en Excel) es más caro y menos fiable que resolver esas carencias con las herramientas adecuadas. Primero el proceso, después la IA.
¿Advance solo usa herramientas de Microsoft para IA?
No. Usamos las herramientas de Microsoft (Copilot, Azure AI, Power BI) cuando son las más adecuadas, pero también trabajamos con orquestadores como N8N, modelos de lenguaje de diferentes proveedores y herramientas de código abierto. Lo que nos importa es resolver el problema, no vender una marca concreta. Business Central siempre es el eje central de datos, pero la capa de IA utiliza la tecnología que mejor encaja en cada caso.
¿Quieres aplicar inteligencia artificial en tu empresa?
Antes de hablar de IA, hablemos de tu proceso. Cuéntanos qué quieres mejorar y un consultor que conoce Business Central y tus datos te dirá si la respuesta es inteligencia artificial, si es una mejora de proceso convencional o si es una combinación de ambas. Sin paquetes estándar, sin vender humo.
Empresas que confían en nosotros
En Advance Soluciones, nos enorgullece ser el partner de confianza en Microsoft Dynamics 365 Business Central y Navision para empresas destacadas. Nuestra dedicación se refleja en el servicio personalizado que ofrecemos, siempre con un enfoque realista y transparente. Acompañamos a cada cliente desde el primer momento, asegurando una transición cómoda y segura hacia las soluciones que impulsan su crecimiento.
- Déjanos tu contacto y te llamaremos en menos de 24 horas.
- Analizaremos juntos las necesidades de tu empresa.
- Recibirás un presupuesto personalizado y sin compromiso.
- Fijaremos unos plazos realistas para tu proyecto ERP.