Factura electrónica en Business Central
La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya es una realidad normativa en España. El Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla el sistema de facturación electrónica que afectará a todas las operaciones B2B.
Si tu empresa trabaja con Business Central, necesitas saber cómo y cuándo te afecta, qué formatos son válidos, qué plazos tienes y cómo prepararte.
En esta página te damos toda la información concreta para que tomes decisiones informadas.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria y a quién afecta?
La factura electrónica obligatoria es el resultado de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece), que establece que todas las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B) deberán realizarse mediante factura electrónica en formato estructurado. Esto significa que las facturas en papel, en PDF o en Excel dejarán de ser válidas para las operaciones entre empresas con sede en España.
Afecta a todos los empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. Quedan excluidas las facturas a particulares (B2C), las operaciones internacionales fuera de la UE y determinados regímenes especiales. La sanción por incumplimiento es de 10.000 euros por factura no emitida en formato electrónico.
¿Cuáles son los plazos de la factura electrónica obligatoria?
El Real Decreto 238/2026 ya está en vigor, pero los plazos de obligatoriedad empezarán a contar a partir de la publicación de una orden ministerial de Hacienda que regulará la solución pública de facturación electrónica. Esta orden está actualmente en fase de audiencia pública y está prevista para octubre de 2026.
A partir de la entrada en vigor de esa orden ministerial, los plazos son:
- Octubre de 2027: Obligatorio para empresas y profesionales con facturación superior a 8 millones de euros anuales.
- Octubre de 2028: Obligatorio para el resto de empresas, pymes y autónomos.
Además, los destinatarios de las facturas estarán obligados a informar al emisor sobre la aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo en un plazo máximo de 4 días naturales (excluyendo sábados, domingos y festivos). El pago efectivo completo deberá comunicarse obligatoriamente a la solución pública de facturación.
¿Cómo funciona el sistema español de factura electrónica?
El sistema español de factura electrónica se compone de dos vías que las empresas pueden utilizar para el intercambio de facturas:
- Plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas: Empresas tecnológicas autorizadas que gestionan el envío y recepción de facturas entre las partes.
- Solución pública de facturación electrónica: Gestionada por la Agencia Tributaria (AEAT), será gratuita y actuará como repositorio central de todas las facturas electrónicas.
Las empresas pueden elegir cualquiera de las dos vías o combinarlas. Pero incluso las que utilicen plataformas privadas estarán obligadas a remitir una copia fiel de cada factura a la solución pública en formato UBL. Esto significa que Hacienda tendrá acceso en tiempo real a todas las facturas emitidas entre empresas en España.
Un dato importante: las empresas que ya trabajan con intercambio electrónico de datos (EDI) con sus clientes y proveedores están en una posición ventajosa, ya que EDIFACT es uno de los formatos admitidos y es muy probable que puedan utilizar su proveedor de EDI actual como plataforma privada para el cumplimiento de esta normativa, canalizando todo por el mismo canal que ya utilizan.
¿Qué formato debe tener la factura electrónica
La factura electrónica debe ser un fichero estructurado de lectura automatizada, lo que descarta los formatos no estructurados como PDF, Word o Excel. El reglamento establece que las facturas deben ajustarse al modelo semántico de datos EN16931 y utilizar uno de los siguientes formatos:
- Facturae — El formato español de factura electrónica, en su versión para facturación entre empresarios.
- UBL (Universal Business Language) — Norma ISO/IEC 19845:2015.
- XML CII del CEFACT/ONU — Formato XML de factura aplicable a toda la industria.
- EDIFACT — Norma ISO 9735 para intercambio electrónico de datos.
La autenticidad del origen y la integridad del contenido deberán garantizarse mediante firma electrónica avanzada (conforme al Reglamento eIDAS) o mediante intercambio electrónico de datos (EDI) con procedimientos que garanticen ambos requisitos.
¿Business Central está preparado para la factura electrónica obligatoria?
Microsoft Dynamics 365 Business Central ya incluye funcionalidad de factura electrónica operativa en varios países del mundo. Para España, Microsoft tiene previsto adaptar esta funcionalidad a los requisitos específicos del Real Decreto 238/2026, incluyendo los formatos obligatorios (Facturae, UBL), la conexión con la solución pública de la AEAT y la gestión de los estados de factura (aceptación, rechazo, pago).
En Advance Soluciones estamos siguiendo de cerca el desarrollo de esta funcionalidad para garantizar que nuestros clientes cumplan con la normativa en plazo. Nuestra experiencia con el módulo SII, donde desarrollamos una solución propia que mejora sustancialmente el módulo estándar de Microsoft, nos da la capacidad de complementar o mejorar la funcionalidad estándar si fuera necesario, como ya hemos hecho en otras áreas.
¿Qué debe hacer tu empresa ahora para prepararse?
Aunque los plazos no son inmediatos, la preparación debe empezar ya. Las empresas que esperen al último momento se encontrarán con proveedores de tecnología saturados, plazos de implantación más largos y el riesgo de no llegar a tiempo.
En Advance Soluciones recomendamos aprovechar los meses que quedan para revisar el estado de tu Business Central, asegurar la calidad de tus datos maestros y planificar la adaptación con tu partner, y si tu empresa trabaja con Dynamics NAV o Navision no podrás utilizar la funcionalidad estándar de Business Central, considera realizar una migración a Business Central.
Las empresas que trabajan en la nube recibirán la funcionalidad de forma automática con las actualizaciones de Microsoft, pero eso no significa que no haya trabajo previo: los datos de clientes y proveedores deben estar correctos y completos, y los procesos internos de facturación deben estar alineados con los nuevos requisitos.
Planifica con tu partner:
Contacta con tu partner de Business Central para conocer el plan de adaptación y los plazos previstos. En Advance Soluciones informamos proactivamente a nuestros clientes sobre cada novedad normativa y les acompañamos en la adaptación.
Trabajas sobre Business Central:
¿Tu Business Central está actualizado? ¿Trabajas en la nube o en local? Las empresas en local deberán gestionar la actualización con su partner para ir a la versión que habilite la funcionalidad.
Trabajas sobre Navision:
Tu versión no va a tener funcionalidad oficial por parte de Microsoft, tendrás que recurrir a soluciones de terceros o realizar una migración a Business Central. La migración puede ser costosa, planifícala con tiempo.
¿Tienes dudas sobre la factura electrónica en Business Central?
Si necesitas saber cómo va a afectar la factura electrónica obligatoria a tu empresa y cómo preparar tu Business Central, contacta con nosotros. Nuestros consultores te informarán del estado actual de la normativa, los plazos que te aplican y las acciones que debes tomar para estar preparado a tiempo.
¿Qué diferencia hay entre la factura electrónica y Verifactu?
Son dos obligaciones diferentes que no deben confundirse. Verifactu (regulado por el Real Decreto 1007/2023) afecta a los sistemas de facturación y exige que el software que genera las facturas cumpla requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Es el SII de las pequeñas empresas, que pretende dar visibilidad a hacienda sobre la facturación de las empresas de cara a la tributación.
La factura electrónica obligatoria (regulada por el Real Decreto 238/2026) afecta al formato y al intercambio de las facturas entre empresas. Una empresa puede necesitar cumplir con ambas normativas simultáneamente, y Business Central deberá adaptarse a las dos.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica en Business Central
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?
Los plazos empiezan a contar desde la publicación de la orden ministerial (prevista para octubre 2026). Empresas más 8M€ en octubre 2027. Resto en octubre 2028.
¿Me afecta si soy una pyme?
Sí. La factura electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos en sus operaciones con otros empresarios y profesionales. Las pymes tienen un plazo de 2 años desde la orden ministerial.
¿El PDF es una factura electrónica válida?
No. La factura electrónica debe ser un fichero estructurado en formato Facturae, UBL, XML CII o EDIFACT. Un PDF no cumple con los requisitos del reglamento.
¿Business Central generará facturas electrónicas automáticamente?
Está previsto que Microsoft implemente la funcionalidad de factura electrónica en Business Central siguiendo los requisitos españoles. Las empresas en la nube recibirán las actualizaciones de forma automática. Las que trabajan en local deberán gestionar la actualización con su partner.
¿Qué pasa si no cumplo con la normativa?
La sanción es de 10.000 euros por factura no emitida en formato electrónico válido.
¿La factura electrónica sustituye al SII o a Verifactu?
No. Son obligaciones distintas. El SII y Verifactu tiene objetivos fiscales. La factura electrónica afecta al intercambio de las facturas entre empresas.
¿Si mi empresa ya trabaja con EDI puedo utilizarlo para la factura electrónica?
Sí. Si tu empresa ya intercambia documentos electrónicos con clientes y proveedores a través de EDI, podrás cumplir con la normativa canalizando todo por el mismo proveedor y el mismo canal que ya utilizas, lo que simplifica enormemente la adaptación.
Servicios relacionados con la factura electrónica en Business Central
La factura electrónica es una pieza más dentro del cumplimiento normativo de tu empresa. En Advance Soluciones te ayudamos a tener tu Business Central preparado para todas las obligaciones fiscales y tecnológicas.
Si tu empresa ya trabaja con EDI, EDIFACT es uno de los formatos admitidos para la factura electrónica obligatoria. Puede ser tu vía de cumplimiento.
Si tu empresa está obligada al SII, nuestro módulo propio resuelve las limitaciones del módulo estándar de Microsoft.
Si necesitas evaluar el estado de tu Business Central antes de la entrada en vigor de la factura electrónica.
Si necesitas ayuda para preparar tu sistema para la factura electrónica obligatoria.
Empresas que confían en nosotros
En Advance Soluciones, nos enorgullece ser el partner de confianza en Microsoft Dynamics 365 Business Central y Navision para empresas destacadas. Nuestra dedicación se refleja en el servicio personalizado que ofrecemos, siempre con un enfoque realista y transparente. Acompañamos a cada cliente desde el primer momento, asegurando una transición cómoda y segura hacia las soluciones que impulsan su crecimiento.
- Déjanos tu contacto y te llamaremos en menos de 24 horas.
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