Factura electrónica en Business Central: guía completa tras el Real Decreto
238/2026
La factura electrónica en Business Central es una de las consultas más frecuentes que recibimos en Advance Soluciones desde que se publicó el Real Decreto 238/2026, y no es para menos: la factura electrónica obligatoria en España ya tiene marco legal definido, plazos concretos y un sistema que afecta a todos los empresarios y profesionales. En este artículo te explicamos qué cambia con la nueva normativa y cómo Business Central te permite cumplir con ella de forma nativa.
Qué establece el Real Decreto 238/2026 sobre factura electrónica obligatoria
El Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla el artículo 12 de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) y regula el sistema español de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (B2B). Su objetivo es doble: reforzar la transparencia y la trazabilidad fiscal de las operaciones comerciales, y combatir uno de los problemas estructurales de la economía española, la morosidad empresarial.
La norma no se limita a digitalizar el documento de factura. Introduce la obligación de informar electrónicamente de los estados clave del ciclo de vida de cada factura: expedición, aceptación o rechazo, y fecha de pago efectivo. Cada transacción comercial queda registrada de principio a fin en un sistema accesible tanto para las partes como para la Administración tributaria.
Las facturas electrónicas deberán emitirse en formato estructurado conforme al modelo semántico de la norma europea EN 16931. Se acabó la era del PDF, el Excel o el papel como formatos válidos para el intercambio de facturas entre empresas.
Solución pública gratuita de la AEAT: factura electrónica obligatoria sin coste
Uno de los elementos más relevantes del nuevo sistema es la Solución Pública de Facturación Electrónica, que desarrollará y gestionará la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Esta plataforma será completamente gratuita y funcionará como un repositorio universal de facturas electrónicas entre empresarios y profesionales.
A través de esta solución, las empresas podrán enviar sus facturas de venta y recibir las facturas de sus proveedores en formato electrónico estructurado. Además, el receptor de cada factura estará obligado a comunicar el estado correspondiente a través de la propia plataforma: aceptación, rechazo o pago efectivo. De este modo, Hacienda dispondrá de una visión completa y en tiempo real del ciclo de facturación B2B en España.
Lo más significativo para las empresas es que no será necesario contratar servicios de terceros para cumplir con la obligación de facturación electrónica. La solución pública de la AEAT ofrecerá por sí misma la infraestructura necesaria para emitir, recibir y gestionar el estado de las facturas. Ahora bien, aquellas empresas que ya estén utilizando sistemas de intercambio electrónico de documentos como EDI u otras plataformas privadas podrán seguir operando a través de ellas si así lo desean. El modelo español permite esta convivencia, siempre que las plataformas privadas cumplan con los requisitos de interoperabilidad establecidos y remitan una copia fiel de todas las facturas al repositorio público.
Convivencia con plataformas privadas: un sistema mixto
El modelo español se articula como un sistema mixto en el que la solución pública y las plataformas privadas de intercambio de facturas operan de forma coordinada. Las empresas podrán elegir libremente qué vía utilizar para emitir y recibir sus facturas electrónicas.
Las plataformas privadas deberán cumplir una serie de requisitos exigentes: garantizar la interoperabilidad entre todos los formatos admitidos, utilizar protocolos seguros de transmisión, implementar firma electrónica avanzada y poner a disposición del público un directorio que permita conocer qué empresarios las han elegido como punto de entrada. Además, están obligadas a remitir una copia fiel de todas las facturas que gestionen a la solución pública de la AEAT.
En otras palabras, aunque una empresa utilice un software privado de facturación como su herramienta principal, la información acabará siempre centralizada en el repositorio público de Hacienda.
¿A quién afecta la factura electrónica en España y cuáles son los plazos?
La obligación se aplica a todos los empresarios y profesionales que realicen operaciones B2B domésticas en territorio español. Quedan fuera las operaciones con consumidores finales (B2C) y aquellas en las que el destinatario no esté establecido en España ni disponga de un establecimiento permanente en el país. Cabe señalar que el País Vasco y Navarra cuentan con sistemas propios.
La aplicación efectiva será escalonada, y los plazos comenzarán a computar desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que desarrolle los aspectos técnicos de la solución pública, cuya publicación se prevé antes del 1 de julio de 2026:
- 12 meses desde la Orden Ministerial para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones supere los 8 millones de euros anuales. En la práctica, se estima que estarían obligados a partir de mediados de 2027.
- 24 meses para el resto de empresarios y profesionales, incluyendo pymes y autónomos. La plena obligatoriedad se situaría en torno a mediados de 2028.
El margen de adaptación existe, pero la cuenta atrás ya ha comenzado. Las empresas que se anticipen no solo evitarán problemas de cumplimiento, sino que ganarán en eficiencia operativa desde el primer día.
Cómo gestionar la factura electrónica en Business Central
Aquí es donde entra en juego Microsoft Dynamics 365 Business Central. Microsoft ha desarrollado un marco global de documentos electrónicos que está disponible como funcionalidad estándar del ERP. Este marco proporciona la infraestructura base para gestionar todo el ciclo de vida de las facturas electrónicas: generación, envío, recepción, validación y almacenamiento, todo ello integrado de forma nativa en los procesos de compra y venta del sistema.
Sobre esta base global, Microsoft entrega localizaciones específicas adaptadas a los requisitos legales de cada país. En el caso de España, Business Central ya cuenta con una localización que soporta los formatos de factura electrónica exigidos por la normativa española, y está previsto que esta adaptación siga evolucionando para incorporar los requisitos concretos que se definan en la Orden Ministerial de desarrollo.
El funcionamiento es directo: desde la configuración de servicios de documentos electrónicos se selecciona el formato adecuado, se establecen los flujos de trabajo y se asignan los perfiles de envío a cada cliente. A partir de ahí, la emisión y recepción de facturas electrónicas se produce de forma automática dentro de los procesos habituales del ERP, sin necesidad de pasos adicionales ni herramientas externas.
Lo más relevante del enfoque de Microsoft es que la factura electrónica no será un módulo complementario, sino una capacidad nativa del sistema. Esto significa que las actualizaciones normativas se incorporarán directamente a través de las actualizaciones periódicas de Business Central, reduciendo la carga de mantenimiento y asegurando el cumplimiento continuo sin intervenciones manuales.
Ahora bien, es importante señalar que aún queda pendiente la publicación de la Orden Ministerial que concretará los aspectos técnicos del sistema, incluidas las especificaciones de la solución pública y los requisitos detallados de interoperabilidad. Hasta que esa Orden se publique y el marco técnico quede completamente definido, Microsoft no podrá cerrar todas las adaptaciones específicas que la localización española pueda necesitar. Es un proceso lógico: primero la legislación completa, después la adaptación del software. Lo que sí está garantizado es que el marco de documentos electrónicos de Business Central está diseñado precisamente para absorber estos cambios de forma ágil, y que Microsoft tiene el compromiso de entregar las localizaciones alineadas con las fechas de obligatoriedad de cada país.
Por qué preparar tu factura electrónica en Business Central ahora
Si tu empresa ya trabaja con Business Central o está valorando implantar un ERP, este es el momento de planificar la adaptación a la factura electrónica obligatoria. Estas son las ventajas de abordar la transición desde ahora:
- Cumplimiento normativo integrado. La factura electrónica no será un módulo añadido, sino una capacidad nativa del sistema, lo que simplifica el mantenimiento y las actualizaciones futuras.
- Automatización de procesos. La generación, envío y recepción de facturas electrónicas se integra directamente en los flujos de venta y compra, eliminando tareas manuales y reduciendo errores.
- Trazabilidad completa. Business Central permite gestionar y consultar los estados de cada factura (emitida, aceptada, rechazada, pagada) conforme a los requisitos del Real Decreto.
- Escalabilidad. Tanto si eres una pyme como una empresa de mayor tamaño, la solución se adapta a tu volumen de operaciones sin cambios de plataforma.
- Respaldo de un equipo especializado. En Advance Soluciones contamos con la experiencia y el conocimiento de la normativa española para garantizar que tu Business Central esté configurado correctamente y preparado para cumplir con todos los requisitos desde el primer día.
Conclusión
El Real Decreto 238/2026 marca un punto de inflexión en la digitalización de las relaciones comerciales en España. La factura electrónica obligatoria ya no es una posibilidad, sino una realidad con calendario definido. La disponibilidad de una solución pública gratuita por parte de la AEAT garantiza que ningún negocio quede atrás, mientras que un ERP como Business Central ofrece la potencia y la integración que necesitan las empresas para convertir esta obligación en una ventaja competitiva.
En Advance Soluciones estamos preparados para acompañarte en este proceso. Si quieres saber cómo configurar la factura electrónica en Business Central o necesitas una evaluación de la adaptación que requiere tu empresa, contacta con nosotros. El momento de prepararse es ahora.