AGENTE DE PAGOS DE BUSINESS CENTRAL

INTRODUCCIÓN

El agente de pagos acaba de llegar a la versión 27.3 de Business Central por lo que todos los que trabajáis en la nube podéis hacer ya uso de esta funcionalidad.

Este agente permite automatizar la contabilización de las facturas de compra utilizando IA. Es decir, es una IA la que lee el documento y lo interpreta sin tener que realizar un mapeo de campos de los formatos de cada proveedor, que es como se hacía hasta hace nada.

Nosotros ya lo hemos activado y te contamos nuestra experiencia.

Siguiendo las recomendaciones de Microsoft hemos creado una cuenta de correo específica para la recepción de las facturas de compra que queremos procesar con la IA.

Lo que hemos hecho es reenviar nosotros a ese correo algunas facturas para ir probando que tal lo hace. Pensamos que esta es la manera correcta de testearlo, de forma que una vez que comprobemos que un proveedor lo trata correctamente, podamos solicitar al proveedor que envíe directamente las facturas a esa dirección de correo.

El resto de la configuración tiene una parte muy sencilla dentro de Business Central, y una parte más compleja fuera de Business Central para configurar la facturación de este agente. Sí, has entendido bien este agente se factura aparte, no está incluido dentro del precio que pagas por los usuarios. 

¿Cuánto cuesta? 

La realidad es que no está muy claro ya que sólo tenemos estimaciones de Microsoft puesto que el coste depende incluso de las líneas que lee dentro de cada documento. La aproximación que da Microsoft es de 40 euros 200 facturas. Lo lógico es configurar e ir probando si el coste final que tenga merece la pena respecto al trabajo que nos ahorra. 

 ¿Cómo funciona el agente de pagos de Business Central?

El funcionamiento es muy sencillo. Cuando se recibe una factura nueva en la bandeja de correo nos muestra una alerta en la parte derecha de la página principal de Business Central.

En función de la configuración podemos decidir si queremos revisar el correo o si puede ir directamente a la generación de la factura. Al tener una dirección de correo específica, en nuestro caso vamos directamente al procesamiento para ganar tiempo.

Cuando pulsamos el botón “Revisar” la aplicación nos propone directamente un borrador en una página específica para ello. Es decir, no es la factura de compra sin registrar si no otra página, que nos permite modificar datos sin validaciones, por ejemplo si cambio el artículo no se modifica el precio recibido en el documento.

En esta página vemos los datos recuperados, proveedor, fechas, números de factura del proveedor, conceptos, cantidades, documento PDF adjunto.

¿Cómo determina la cuenta o el producto?

Lo hace con IA revisando el histórico de facturas y en nuestras pruebas lo ha hecho muy bien. Hemos probado con un proveedor que nos envía muchas facturas con conceptos diversos, y por ejemplo ha sido capaz de detectar que en el ejemplo es formación y contabilizarla correctamente al 100%. Todo esto sin ningún tipo de mapeo de campos ni configuración de formatos..

Registro del documento

Una vez revisamos el PDF y el borrador propuesto por la aplicación, convertimos el documento a factura sin registrar, y listo.

Nuestra recomendación

Actívalo, prueba que tal te funciona en tus casuísticas y que coste tiene. Por tenerlo activado no vas a pagar, sólo pagarás por los documentos lleguen a ese buzón que serán tus pruebas o de los proveedores en los que hayas comprobado que te ahorra tiempo el agente. Además, esto es IA y lo que hoy no te convence la semana que viene puede ser espectacular. No hay que quedarse atrás.